Porque é importante planejar projetos?

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Gerenciar é preciso

Gestão é à base do sucesso para qualquer tipo de negócio.
Hoje em dia diversas ferramentas de apoio e teorias estão no mercado para quem interessar;

Um curso bem interessante é o PMI (Instituto de Gerenciamento de Projeto);
Como dizem por ai: - "É Preciso ser Preciso "

Isto por causa dos projetos mal gerenciados, que acabam elevando seu custo, prazos e para garantir a qualidade ideal é preciso gerenciar melhor.

Projetos atrasados, custos altíssimos e qualidade baixa deixa para o passado, vamos agora aprender algumas dicas para que não tenhamos estes problemas.

O primeiro passo é saber o que é exatamente o projeto, do que se trata, para que serve, onde se aplica, temos know-how, precisa buscar ajuda externa? Analisar muito bem todas estas dúvidas.

Próximo passo é definir quem será o Gerente do projeto, cuja responsabilidade de todas as etapas serem cumpridas é exclusivamente dele, como gerente definido é extremamente importante fazer a primeira reunião para definir quem ficara com determinadas partes do projeto. Neste caso o gerente já terá uma idéia de quem são estas pessoas, é muito importante que ele segure bem as rédeas desta reunião para não perder o foco.

Fechando esta parte, o Gerente mais seu auxiliar poderão fazer um pequeno esboço baseado nos feed backs colhidos na reunião;

Seria legal utilizar o Gráfico de Gantt, pois a visão fornece todo o processo de seu projeto com começo meio e fim.

"Breve explicação do Gráfico de Gantt;

Em sua origem, o Gráfico de Gantt, criado por Henry L. Gantt, era um gráfico de barras horizontais, que posiciona a relação de atividades de um projeto em uma base de tempo. A principal informação extraída eram as datas de início e término além da duração de cada atividade.
Gradualmente, outras funcionalidades foram incorporadas ao Gantt.

Atualmente, o Gantt é uma ferramenta simples e poderosa para o tratamento e visualização de informações tais como as atividades a serem desempenhadas, quando devem ser realizadas, sua duração, sequência e vínculos de precedência, recursos e custos associados.

Tipicamente, Gantt é usado em projetos com tarefas inter-relacionadas, ou com grande número de tarefas, ou quando há recursos compartilhados, onde a visualização é dificultada. "

Inclusive com este material, fica mais fácil acompanhar quem irá fazer o que e em qual momento.
É necessário sentar com as equipes para ver o que cada um necessita, isto incluindo tempo, recursos e tudo o que mais precisar, para preencher a gráfico, como todo projeto, deve se deixar uma fatia de 20% a mais do tempo que irá gastar, está fatia é destinada aos contra-tempos.

Por mais que vocês pensem que tudo já está planejado sempre acaba uma parte ficando para trás, e isto com certeza gera experiências, pois sempre devemos aprender com nossos erros.

Bom preenchido o gráfico chegou a hora de dar o start no projeto acompanhar os acontecimentos e ir atualizando as etapas, colocando os marcos e prestando os feed backs e cobrando prazos.

Outra coisa muito importante é adotar um padrão de documentação e seguir, todo o serviço deve ser documento, isto é diferencial, não sei vocês mais nosso cérebro não consegue guardar tudo e todos os detalhes. Documentar é preciso e muito importante, vamos por a mão na massa.

Existe várias metodologias para auxiliar nós da área de TIC.
ITIL, PMI, COBIT etc..

Invista em você e no seu futuro, estude mais, faça acontecer.

Considerações finais.

Caso seu projeto for extenso, procure dividir em fases;
Procure não ter projetos intermináveis é problema na certa, pois fica impossível prever os contratempos;
Motive bem sua equipe e todas as pessoas envolvidas no projeto;
Delegue poderes para sua equipe e participante do projeto;
Evite o esgotamento físico e mental de cada participante;
Por favor, em gente evitem gambiarras, pois isto é apenas uma bomba relógio uma hora ela irá explodir;
Tenha a mente aberta, ouça todos;
Chame uma equipe externa quando preciso, não se preocupe com seu emprego, pois isto mostra maturidade e responsabilidade;
Abra sempre seus canais de comunicação;

Você estando perto e focado ao projeto, existe uma grande chance de o projeto ser um sucesso.

Novamente agradeço a todos e fico aguardando a opinião de vocês e caso alguém queira acrescentar ou mesmo tirar dúvidas estarei à disposição.

Abraços


Robison Geraldi Garcia